En seguida presento siete formas de sacar más rendimiento de este recurso tan importante.
1. Dales una pantalla más grande
¿Aún trabajan con una pantalla de 15 pulgadas? Según estudios , trabajadores con una pantalla grande o con dos pantallas son entre 10% y 25% más productivos que trabajadores con una pantalla pequeña. Una pantalla grande permite ver dos aplicaciones a la vez, como por ejemplo el programa de correo electrónico y la aplicación CRM. Una pantalla cuesta unas 250€ y es una inversión que recuperas en pocos meses.
2. Mejora la mecanografia
La herramienta más importante de los trabajadores de conocimiento es el ordenador. Yo creo que alguien que pasa gran parte de su día detrás el teclado debería ser capaz de escribir con al menos 60 palabras por minuto. Una aplicación como TypingMaster es una manera divertida para mejorar las habilidades de mecanografía.
3.Establece los métodos de comunicación para disminuir interrupciones
Alguien trabajando en una tarea difícil necesita unos 15 minutos para recuperar de una interrupción y volver a trabajar con todo su concentración. En muchas oficinas es habitual entrar en el despacho de un compañero para cualquiera pregunta. Para evitar las interrupciones hay que establecer métodos de comunicación para cada situación. Por ejemplo, usar e-mail por defecto, mensajería instantánea para mensajes urgentes y el teléfono y/o reuniones cara a cara para emergencias.
4. Soluciona problemas dos veces
La cosas no siempre van bien; a veces hay imprevistos en el funcionamiento de la empresa. Enseña a los empleados solucionar cada problema dos veces: la primera vez para eliminar la urgencia y luego para asegurar que el problema nunca vuelva.
5. Reserva tiempo para revisar
Cada persona necesita tiempo para revisar y actualizar sus sistemas y herramientas . Es importante que los empleados tengan la posibilidad de hacerlo sin interrupciones durante al menos una hora a la semana. Si un empleado trabaja 40 horas a la semana, no puede ser que tenga que atender a los clientes durante todas estas horas.
6. Compartir trucos de productividad en intranet
Reserva un espacio en la intranet de la empresa para el intercambio de trucos de productividad: atajos de teclado para el programa ERP, herramientas que pueden facilitar el trabajo, recursos en Internet, etc.
7. Enseña un método de productividad
Finalmente, asegúrate que los empleados han aprendido un método de productividad como GTD o ZTD. Puedes comprar un libro, repartir textos de Internet o organizar un taller.
Autor: Jeroen Sangers
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