Para ser eficiente, la supervisión tiene que realizarse de manera organizada, y utilizarse para informar a las otras personas involucradas en aquello que estamos controlando sobre el progreso y los problemas que vayan surgiendo a medida que vayan siendo detectados. La supervisión se concentra sobre todo en actividades de ejecución a corto plazo.
Propósito de la supervisión
La supervisión es un proceso de rutina. Comienza una vez terminada la fase de planificación de nuestro proyecto y acaba cuando éste llega a su fin. En realidad, al supervisar, lo que vamos a hacer es mantener un historial de los problemas que han ido surgiendo para:
• Anticipar nuevos problemas similares
• Detectar problemas y fallos actuales
• Corregir problemas y rediseñar ciertas actividades
• Generar retroalimentación
• Estimular el progreso
• Motivar
¿Qué se supervisa?
Los puntos específicos a supervisar varían de acuerdo con los proyectos, pero generalmente incluyen una gama de factores relacionados con el funcionamiento, la parte técnica del mismo o de costes. Para ello lo mejor es crear un buen plan de supervisión que incluya por
ejemplo:
• Actividades y progreso de nuestro proyecto según sus objetivos: cada actividad y tarea importante debe supervisarse para estar informados en todo momento si no estamos desviando o no del objetivo final que nos hemos marcado.
• “Entrega” del proyecto: si el proyecto tiene etapas de interacción entre nuestro equipo y otras entidades externas, hay que comprobar si estas acciones de comunicación se cumplen (es decir, ¿enviamos la información adecuada en los momentos acordados a quienes deben recibirla?), así como la opinión de las partes involucradas. Tenemos que asegurarnos que aquellos que deben ir validando las diferentes partes del proyecto, realizan su valoración del mismo cuando toca, para evitar sorpresas una vez que todo esté terminado.
• Disponibilidad y utilización de recursos: comprueba los recursos previstos y reasígnalos, si es posible, para ahorrar costes.
• Programa real y cambios en el mismo: generalmente hay que hacer un seguimiento detallado en aquellos proyectos en los que se prevé que va a haber cambios en el programa antes de la puesta en marcha del mismo.
¿Cómo se realiza una buena supervisión?
Aquí tienes algunos pasos para un buen proceso de supervisión:
• Determina qué será supervisado (indicador/medida), según el tipo de tarea/actividad que se supervise.
• Decide cómo (de qué forma/manera) y cuándo (en qué intervalos) se supervisará. Elige el modo o la herramienta para supervisar, según lo que se supervise. Para la supervisión financiera, sería apropiado un programa de contabilidad o una hoja de Excel. Para las actividades o los recursos humanos quizás convenga una lista de tareas, y para tareas generales se puede utilizar una lista de puntos de control.
• Cuando supervises, desarrolla formas de registro simples, cortas y concisas.
• Supervisa tal y como ha sido previsto, y registra lo que vayas observando.
• Define todos los problemas que logres identificar.
• Considera si el problema(s) es tan importante como para buscar una solución, si la solución es urgente, si el problema está haciéndose más grande o más pequeño, y si está relacionado con algún otro problema.
• Además, supervisa cómo se ajusta la nueva solución al problema, y haz un informe al respecto.
En resumen, se trata de tener bajo control en cada momento las actividades que realizamos para alcanzar un objetivo, con información en tiempo real (o casi real) del estado de cada uno de nuestros procesos, nos será mas fácil adaptarnos a cambios y situaciones imprevistas, o corregir fallos que no pudimos detectar durante la fase de planificación de lo que queríamos hacer.
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