Los profesionales eficaces delegan. En saber delegar consiste, de hecho, buena parte de su eficacia. Delegar te permite liberar tiempo para centrarte en las cosas realmente importantes.
La no-delegación es con frecuencia resultado de un círculo vicioso. Aunque haya personas en el equipo en quienes se podría delegar, seguramente necesitan una formación específica previa. Sin embargo, como no tienes tiempo para formarlas (porque no delegas), no puedes delegarles nada (por lo que seguirás sin tener tiempo).
Si este es tu caso, debes salir del círculo lo antes posible.
Lo primero es identificar un proyecto concreto del que seas responsable, pero que consideres que podrías delegar en un momento dado. Un buen lugar por el que comenzar son los proyectos de carácter repetitivo, como por ejemplo informes mensuales, ya que son los que te darán un mayor retorno sobre la inversión de tiempo que hagas.
Cuando tengas claro qué proyecto vas a delegar:
1. Identifica las tareas que consumen más tiempo por tu parte y que crees que podrían ser hechas por otros
2. Evalúa qué tipo de conocimientos y habilidades son necesarios para llevar a cabo el proyecto
3. Busca a la persona de tu equipo que mejor se adapta a ese perfil de conocimientos y habilidades
4. Explícale en qué consisten las tareas e invítale a que las haga conjuntamente contigo la primera vez. La segunda vez tendrá que hacerlas ella sola pero tú debes permanecer a su lado para poder resolver de forma inmediata cualquier duda
5. A partir de ese momento, deja claro como localizarte en caso necesario y permanece localizable. Es normal que la persona que has elegido esté nerviosa la primera vez que tenga que llevar a cabo la tarea por sí sola y sin que tú estés a su lado, así que es importante que sepa que puede acudir a ti, y que vas a estar disponible, en caso necesario
6. Es probable que la tarea no esté perfecta la primera vez. Destaca las partes positivas, da feedback constructivo sobre las áreas a mejorar y, sobre todo, agradece el trabajo hecho y el tiempo dedicado. La persona sentirá que su esfuerzo es reconocido y valorado y eso la animará a seguir mejorando a lo largo del tiempo.
Una vez hayas delegado con éxito este primer proyecto estás en condiciones de seguir aplicando el mismo proceso a otros proyectos, cada vez de mayor complejidad.
Es posible que al principio tengas la sensación de que hubiera sido más rápido y sencillo si lo hubieras hecho tú mismo. De hecho es probable que sea realmente así las primeras veces.
Sin embargo esto cambiará en la medida que las personas en quienes vas delegando tareas adquieran el nivel de soltura necesario, proceso bastante rápido por lo general.
A partir de ese punto empezarás a notar que dispones de mucho más tiempo para dedicar a esas otras cosas más importantes que sólo puedes hacer tú.
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