Comparto con David Allen y otros expertos la recomendación de comenzar a aplicar esta metodología empleando herramientas de tecnología sencilla, preferiblemente basadas en papel, aunque suene poco ecológico.
Más adelante, cuando domines la técnica y hayas adquirido los hábitos necesarios, podrás usar sin problemas cualquier tipo de solución, incluyendo las de más avanzada tecnología.
Para empezar con GTD desde cero necesitas, además de un espacio de productividad, lo siguiente:
Bandejas para papel: Las más funcionales son las apilables sin bordes. Serán tus bandejas de entrada y de salida y necesitarás al menos tres:
Una para bandeja de entrada propiamente dicha, otra para cosas que quieres “leer/revisar” y otra para material de apoyo para proyectos.
Papel: Inicialmente usarás hojas de papel para el proceso de recopilación, ya que recopilar , pensar , procesar y organizar todo la primera vez puede ser una tarea intensa y compleja y te interesa por tanto asegurar que las herramientas que empleas sean lo más fáciles posible de usar.
Post-its y material de papelería: Los Post-its son una herramienta fantástica de recopilación. Yo tengo un taco de Post-its y un lápiz en cada habitación de la casa. Así, cada vez que se me ocurre una idea interesante, me aseguro de no olvidarla. Por otra parte el papel será una herramienta esencial durante esta primera etapa y necesitas disponer de herramientas para gestionarlo: grapadora, clips, algo para borrar. etc.
Un generador de etiquetas: Yo utilizo un DYMO letra Tag X desde hace ya tiempo y me parece muy potente y sencillo. Lo necesitarás sobre todo para etiquetar las carpetas para material de referencia y de apoyo para proyectos. David Allen desaconseja utilizar una solución software, ya que el tiempo necesario para crear e imprimir las etiquetas es mucho mayor que con cualquiera de estos dispositivos creados específicamente para ello y al final te dará pereza etiquetar.
Archivadores: Por digital que sea tu solución no te librarás de necesitar archivar determinada información. Sí, puedes escanear la información y guardarla en el disco duro, pero tardas mucho más en archivar así que en simplemente dejar una factura, revista o cualquier otro documento en una carpeta del archivador. Para que archivar se convierta en un hábito, tu sistema debe ser tan sencillo como el de una biblioteca o de lo contrario no archivarás. Necesitarás por tanto proveerte de un número considerable de carpetas para tu archivador.
Agenda: Seguramente ya tengas una y por ahora puedes aprovecharla para implantar GTD. Más adelante podrás decidir si sigues usándola o necesitas otro tipo de herramienta que se ajuste mejor a tus necesidades.
Papelera y papelera de reciclaje: La primera vez a lo mejor necesitas incluso un contenedor Ahora en serio, suele ser habitual descartar un buen montón de cosas cuando se empieza a usar GTD. Hay quien encuentra útil disponer también de una papelera de reciclaje donde conservar ciertas cosas una temporada antes de tirarlas definitivamente.
Un organizador o gestor de tareas: Mucha gente utiliza erróneamente la agenda como organizador de tareas y si este es tu caso deberás dejar de hacerlo. Por otra parte no puedes almacenar las cosas en tu cabeza, así que necesitas algo fuera de tu mente para gestionar tus recordatorios. Si estás acostumbrado a usar una herramienta en concreto, como las Tasks de GMail o las Tareas de Outlook, puede ser una buena idea seguir usándola. Si no usas ninguna, tal vez lo mejor sea elegir alguna opción de baja tecnología como por ejemplo tarjetas.
Decidas lo que decidas al final, ten en cuenta que uno de los mejores trucos para aumentar tu productividad personal es utilizar herramientas de organización sencillas, rápidas y que sean, además, entretenidas, sin perder de vista que lo fundamental es que puedas crear listas sobre la marcha y revisarlas tan fácil y regularmente como lo necesites.
Haga click aquí para leer más artículos de Optima Infinito