Admitámoslo. No hay nada más odiado en el mundo laboral que las reuniones. A todos nos sienta mal perder el tiempo en la forma en que habitualmente se pierde en ellas.
Eso no significa que las reuniones en sí supongan una pérdida de tiempo ni que sean algo negativo o a evitar. Una reunión bien planteada y bien conducida puede ser una forma excelente de hacer un montón de cosas en un breve plazo de tiempo.
El secreto es centrarte en lo relevante y no dejar espacio para lo irrelevante. Para ello es importante que sigas estas tres reglas:
∗ Comienza puntual dejando claro cuál es el objetivo, u objetivos, y la duración. Ten también en cuenta que las reuniones suelen eternizarse y, de hecho, la gente ya cuenta con ello, así que no es suficiente con que hayas puesto la hora de finalización en la agenda. Es necesario que al principio de la reunión recuerdes a todo el mundo el tiempo del que se dispone, ya que ello ayudará a no desviarse del tema. Asegúrate de descontar el tiempo perdido cuando vayan a intervenir a la gente que se haya incorporado tarde.
∗ Mantén la conversación centrada en el tema de discusión. A mucha gente le encanta oírse e irse por las ramas. Cada vez que observes alguno de estos comportamientos, interrúmpelos de inmediato y resume por donde ibais antes de que se cambiara de tema. Ello ayudará a retomar rápidamente la conversación relevante y a evitar pérdidas de tiempo.
Recuerda que tu papel dirigiendo la reunión no es que todos los asistentes puedan dar rienda suelta a su ego sino que se alcancen los objetivos de la misma.
∗ Pregunta y fomenta la participación sobre el tema que se está discutiendo. Cuando pides a la gente su opinión les animas a centrarse en la discusión y fomentas su creatividad. No seas uno de esos bustos parlantes que convoca reuniones sólo para oírse a sí mismo. Si logras que la gente participe y forme parte de las conclusiones verás cómo no sólo dejan de odiar las reuniones sino que pasarán a considerarlas una herramienta útil y efectiva.
Si sigues estos consejos seguramente consigas que la gente deje de odiar las reuniones, al menos las que tú organices. Publicado originalmente en Optima Infinito.
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