Y así es. Como detalla Ferrán Baños, director técnico de la Asociación de Profesionales de Compras (Aerce), “un ahorro del 5% en los costes de compras supone un aumento del beneficio del 30%. Y un incremento del 5% de esos costes tiene el mismo impacto negativo sobre los beneficios y la rentabilidad de la empresa, es decir, rebaja los beneficios un 30%”.
Chequear los precios
Una pyme que quiera competir “tiene que estar chequeando permanentemente sus niveles de precios y renegociando con sus proveedores el material y el servicio”, señala José Fernández de Valderrama, director general de Fullstep, que recuerda que las pymes suelen tener, por costumbre, relaciones de confianza estables con sus proveedores. “Si tienes alguno que no está controlando y acotando lo suficientemente rápido sus costes, esos te los pasará a ti. Y tu obligación, en esos casos, es la de buscar y valorar si hay otras fuentes más económicas y eficientes de suministro que te permitan mantener el margen”.
Según el proveedor
Baños, de Aerce, puntualiza: “Es importante establecer relaciones a largo plazo para trabajar conjuntamente. En los casos en los que hay mucha competencia y el producto es estándar, no es tan necesario cerrar acuerdos a largo plazo. Y cuando son proveedores estratégicos para la empresa, con un coste elevado respecto al total o hay pocos proveedores, a la empresa le interesa más fijar acuerdos de colaboración a largo”.
Francisco Escanellas, director general de la consultora Expense Reduction Analysts, que consiguió que sus clientes ahorraran en 2007 una media del 19,7%, recomienda: “Analizar si los proveedores son los adecuados, es decir, ¿estoy comprando lo que necesito o lo que me venden? Analizar aspectos como si sus honorarios, la forma de pago, etc. son los idóneos. Hay clientes que, por estructura financiera, les interese pagar a 90, 60, 30 días. Estudiamos la fórmula para que nuestros clientes tengan un mejor servicio a un coste menor”.
Este experto recuerda que el contrato ideal no es el que tiene los precios más caros, “sino aquel en el que la otra parte cumple con sus compromisos y puede cobrar por sus servicios. Así, con determinados proveedores (grandes, fuertes y caros) hay que valorar la calidad de sus servicios. A veces te encuentras con empresas que trabajan con un proveedor desde hace 20 años y les mantiene unas condiciones de pago y servicio excepcionales, pero otras, el proveedor, por excesiva confianza, nunca ha tenido un comportamiento ejemplar con su cliente”.
Poner las normas
Fernández de Valderrama aconseja, antes de comprar, tener definidas –y por escrito– todas las especificaciones de calidad (nivel de servicio), logística (forma de entrega), financieras (medio de pago y penalizaciones), administrativas (pedidos, facturas, albaranes). Después, “pide ofertas a todo proveedor que sea capaz de darte el servicio que necesitas. Con nuestros clientes manejamos entre 30 y 40 ofertas y eso no se puede hacer sin un sistema tecnológico como el nuestro, que obliga a los proveedores a ofertar de la misma manera. Así, todas las ofertas son comparables”. Una vez que las tienes todas, “analiza el precio y al proveedor (calidad, experiencia, estructura financiera, histórico, etc)”.
Este directivo considera que comprar bien es hacerlo entre un 5 y un 10% mejor que el resto. “Imagina una empresa que vende 100, gasta en compras 60 y, tras otros costes (personal, amortizaciones), al final, gana 10. Si mejoramos un 10% ese 60 de compras, conseguimos pasar a la cuenta de resultados de 10 a 16, que es lo mismo que incrementar un 60% el margen”.
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