Saber crear el clima apropiado para llevar la reunión hacia donde nos interesa es clave para el éxito de la misma, y aprender a crear ese clima tiene que ser parte de nuestras competencias profesionales.
Aquí tenéis tres cosas que podéis aplicar para conseguirlo:
1. Habla con todos de algo que NO tenga nada que ver con el tema de la reunión antes de empezarla formalmente. Comenta cualquier cosa que pueda crear un clima de conversación cálido y sosegado entre los participantes. No toques nada de negocios, quita la presión a la gente y deja que te conozcan por alguna otra faceta que no sea tu cargo en la empresa. Procura que todos intercambien unas palabras entre ellos, está atento y encuentra temas que puedan tener en común dos o más participantes (pueden ser de una misma ciudad, de un mismo equipo de deporte, haber venido en el mismo vuelo, etc).
2. Una vez empiece la reunión, haz una “Round Table” de presentaciones formales. Haz que cada uno de ellos, incluyéndote a ti, de unas pinceladas de su perfil profesional de cara a los otros, haz alguna pregunta de cortesía si quieres, pero aun no entres en el tema de la reunión. Procura seguir creando un clima relajado y amigable. Es importante que todos tengan ya una cierta soltura entre ellos, aunque haya sido solo cosa de unos minutos.
3. Finalmente, cuando ya estéis en plena reunión, aprovecha los descansos de pocos minutos o pausas para hacer un café para retomar conversaciones que no tengan que ver con la reunión. Procura tener a los asistentes relajados y procura que las discusiones no sigan por los pasillos fuera de la sala, o perderás el control de la misma. Haciendo notar que tomas de negocios se tratan solo en la sala y que fuera podéis explayaros más tranquilamente, creará también una descarga de estrés si lo que estáis negociando es importante.
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